编制发文字号的作用是( )
A、可作公文的代号使用，便于查找和引用
B、便于统计发文数量
C、便于分清发文者的责任
D、便于公文的管理
E、便于内、外收发的分工
【正确答案】：ABD
【题目解析】：发文字号，简称文号，习惯上也称为文件编号，它是发文机关某一年度内所发各种不同文件总数的顺序编号。
编制发文字号的根本目的是便于公文规范化管理。确定发文字号是机关发文办理过程中必经程序之一。规范发文字号，不仅在公文办理和公文管理工作中有重要意义，也为公文归档后的查找利用提供了准确依据。1. 发文登记、统计作用。发文办理主要程序之一“登记”就是对复核后的公文，确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。发文字号是发文单位对要发出公文进行登记的重要项目，它固定了公文在形成中的次序和位置，维护了公文形成的系统性和完整性。通过发文字号的序号，可方便地统计发文的数量。
2. 收文登记、提示作用。收文单位根据来文的发文字号的机关代字进行分类登记、传阅、分办、批办等。一见到发文字号就知道它是什么机关发出的第几号的公文，一目了然，这对公文的阅读和办理有提示作用。
3. 公文引用和查询作用。引用公文时先引标题，后引发文字号，第二次引用同一公文时，可用发文字号代替。用发文字号可方便地告知、查询公文。
4. 公文归档和利用作用。依据发文字号的机关代字、年份进行分类，既便于立卷、归档，防止公文混乱和丢失，也便于保管和利用。特别是以件为单位整理档案，这一作用更加凸显出来。
5. 方便对公文进行计算机管理。可用发文字号对公文管理系统进行检索，快速地查出重复来文。能利用计算机对发文进行分类，自动产生发文字号的流水号，避免发文字号重号、漏号。同时便于查找利用，提高效率。
